AVG protocol

Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap “Ex Oriente Lux”
gevestigd te Leiden, opgericht op 22 mei 1933.
De vereniging is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Leiden
onder het nummer V 445425.
De vereniging is erkend bij Koninklijk Besluit van 26 juni 1962, nummer 59.

PROTOCOL Algemene Verordening Gegevensbescherming

Inleiding
In dit dossier is vastgelegd hoe het Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap “Ex Oriente Lux” (EOL) omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

1. Persoonsgegevens

EOL hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:

  • naam en adresgegevens
  • aanmelddatum lidmaatschap
  • bankrekeningnummer (in geval van machtiging tot het betalen van lidmaatschapsgeld)
  • telefoonnummers (indien vrijwillig afgegeven)
  • e-mailadres (indien vrijwillig afgegeven)
  • geboortedatum (alleen voor leden tot 25 jaar, voor wie een reductie van het lidmaatschapsgeld geldt).

De adresgegevens en het e-mailadres worden alleen gebruikt voor het verzenden van de tijdschriften Phoenix en JEOL, uitnodigingen voor activiteiten die (mede) georganiseerd zijn door EOL, rekeningen en andere relevante berichten en poststukken. De adressen worden bewaard op het secretariaat van EOL in een beveiligde computer. De adressen worden niet overhandigd aan andere partijen. Berichten per e-mail worden BCC verzonden, zodat de ontvangers geen adressen van andere leden kunnen zien. Secretarissen van de afdelingen bezitten de adressen van de leden van hun afdeling en bewaren die op een beveiligde computer. Zij gebruiken de adressen op dezelfde wijze ten bate van de betreffende afdeling. Bestuurders in kwestie maken iedere maand een back-up van de systemen.

EOL onderhoudt een website (www.exorientelux.nl) en een Facebookpagina (https://www.facebook.com/exorientelux.nl/). Namen en adressen van leden staan niet op de website en op de FB-pagina. Alleen de namen en e-mailadressen van de secretaris van het genootschap en van de secretarissen van de afdelingen staan op de website en in het tijdschrift Phoenix. Postadressen staan daar niet. De mailadressen staan op de website achter de namen met een hyperlink, dus niet direct. Van de sprekers op de sprekerslijst komen geen adresgegevens op de website. Adresgegevens zijn wel bekend bij het bestuur, de secretaresse en bij de secretarissen van de afdeling. Adressen worden niet zonder toestemming aan derden doorgegeven.

2. Contactpersonen voor gegevensbescherming zijn de secretaresse van EOL, mw. drs. M.W. Keuken, eol@hum.leidenuniv.nl, en de secretaris van het bestuur, drs. Th.J.H. Krispijn, t.j.h.krispijn@hum.leidenuniv.nl .

3. Aanmelding en afmelding. Nieuwe leden melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door mw. M.W. Keuken, die de aanmelding in een spreadsheet verwerkt. Ook de antwoordformulieren die worden ingevuld op de website, komen binnen bij het secretariaat.

De aanmeldformulieren worden versleuteld verstuurd. Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat. Bij afmelding worden de gegevens van de betrokkene direct uit het digitale systeem verwijderd. Oude ledenlijsten worden (schriftelijk) nog 2 jaar bewaard.

Het lidmaatschapsgeld van leden die een incassomachtiging hebben afgegeven wordt per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank. Voordat er geïncasseerd wordt, bekijken wij of er geen afmeldingen zijn geweest. Indien de donateur zich heeft afgemeld, wordt dit per direct verwerkt in het incassosysteem van de bank.

4. Cookies. De website van Ex Oriente Lux maakt geen gebruik van cookies.

5. Foto’s. Voor het publiceren van herkenbare foto’s met naam en toenaam vragen wij toestemming van de betreffende persoon. Foto’s die in een openbare ruimte/openbare gelegenheid gemaakt zijn kunnen redelijkerwijze worden gepubliceerd, tenzij iemand expliciet heeft aangegeven niet op de foto te willen.

Over EOL

Ex Oriente Lux presenteert wetenschappelijke informatie over het Oude Nabije Oosten en Egypte aan een breed publiek.

Word lid van de vereniging om deel te nemen aan onze diverse lezingen en evenementen. Ontvang bovendien het kleurrijke magazine Phoenix met nieuws en achtergronden over recente opgravingen en onderzoek.

EOL op Facebook

Nieuwsbrief

Agenda

dec
1
di
20:00 “Waar een wiel is, is een weg”: ... @ Eindhoven
“Waar een wiel is, is een weg”: ... @ Eindhoven
dec 1 @ 20:00
“Waar een wiel is, is een weg”: De ontwikkeling van het wegen- en stratennet in Mesopotamië @ Eindhoven
Aanmelden via deze link Dr. C.R. van Tilburg Wetenschappelijk onderzoeker Griekse en Latijnse Talen en Culturen Universiteit Leiden Sinds de uitvinding van het wiel – volgens de algemene opvattingen rond 4000 v.Chr. uitgevonden door de[...]
dec
2
wo
20:00 Syrië, archeologie en het bedrei... @ Den Bosch
Syrië, archeologie en het bedrei... @ Den Bosch
dec 2 @ 20:00
Syrië, archeologie en het bedreigde erfgoed @ Den Bosch
Theo de Feyter Archeoloog en beeldend kunstenaar Syrië is archeologisch een zeer rijk land. Het maakt deel uit van het Mesopotamische cultuurgebied waar belangrijke ontwikkelingen, zoals landbouw, aardewerk, het schrift, stedenbouw en staatsvorming in een[...]
feb
24
wo
20:00 Tell Dāmiyah – een klein, maar b... @ Den Bosch
Tell Dāmiyah – een klein, maar b... @ Den Bosch
feb 24 @ 20:00
Tell Dāmiyah – een klein, maar belangrijk IJzertijdheiligdom in de Jordaanvallei @ Den Bosch
Dr. Lucas Petit Conservator Collectie Nabije Oosten, Rijksmuseum van Oudheden In 2004 en 2005 heeft een team Nederlandse en Jordaanse archeologen onder leiding van de spreker opgravingen uitgevoerd op Tell Dāmiyah. Deze ruïneheuvel, die sommigen[...]