AVG protocol

Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap “Ex Oriente Lux”
gevestigd te Leiden, opgericht op 22 mei 1933.
De vereniging is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Leiden
onder het nummer V 445425.
De vereniging is erkend bij Koninklijk Besluit van 26 juni 1962, nummer 59.

PROTOCOL Algemene Verordening Gegevensbescherming

Inleiding
In dit dossier is vastgelegd hoe het Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap “Ex Oriente Lux” (EOL) omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

1. Persoonsgegevens

EOL hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:

  • naam en adresgegevens
  • aanmelddatum lidmaatschap
  • bankrekeningnummer (in geval van machtiging tot het betalen van lidmaatschapsgeld)
  • telefoonnummers (indien vrijwillig afgegeven)
  • e-mailadres (indien vrijwillig afgegeven)
  • geboortedatum (alleen voor leden tot 25 jaar, voor wie een reductie van het lidmaatschapsgeld geldt).

De adresgegevens en het e-mailadres worden alleen gebruikt voor het verzenden van de tijdschriften Phoenix en JEOL, uitnodigingen voor activiteiten die (mede) georganiseerd zijn door EOL, rekeningen en andere relevante berichten en poststukken. De adressen worden bewaard op het secretariaat van EOL in een beveiligde computer. De adressen worden niet overhandigd aan andere partijen. Berichten per e-mail worden BCC verzonden, zodat de ontvangers geen adressen van andere leden kunnen zien. Secretarissen van de afdelingen bezitten de adressen van de leden van hun afdeling en bewaren die op een beveiligde computer. Zij gebruiken de adressen op dezelfde wijze ten bate van de betreffende afdeling. Bestuurders in kwestie maken iedere maand een back-up van de systemen.

EOL onderhoudt een website (www.exorientelux.nl) en een Facebookpagina (https://www.facebook.com/exorientelux.nl/). Namen en adressen van leden staan niet op de website en op de FB-pagina. Alleen de namen en e-mailadressen van de secretaris van het genootschap en van de secretarissen van de afdelingen staan op de website en in het tijdschrift Phoenix. Postadressen staan daar niet. De mailadressen staan op de website achter de namen met een hyperlink, dus niet direct. Van de sprekers op de sprekerslijst komen geen adresgegevens op de website. Adresgegevens zijn wel bekend bij het bestuur, de secretaresse en bij de secretarissen van de afdeling. Adressen worden niet zonder toestemming aan derden doorgegeven.

2. Contactpersonen voor gegevensbescherming zijn de secretaresse van EOL, mw. drs. M.W. Keuken, eol@hum.leidenuniv.nl, en de secretaris van het bestuur, drs. Th.J.H. Krispijn, t.j.h.krispijn@hum.leidenuniv.nl .

3. Aanmelding en afmelding. Nieuwe leden melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door mw. M.W. Keuken, die de aanmelding in een spreadsheet verwerkt. Ook de antwoordformulieren die worden ingevuld op de website, komen binnen bij het secretariaat.

De aanmeldformulieren worden versleuteld verstuurd. Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat. Bij afmelding worden de gegevens van de betrokkene direct uit het digitale systeem verwijderd. Oude ledenlijsten worden (schriftelijk) nog 2 jaar bewaard.

Het lidmaatschapsgeld van leden die een incassomachtiging hebben afgegeven wordt per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank. Voordat er geïncasseerd wordt, bekijken wij of er geen afmeldingen zijn geweest. Indien de donateur zich heeft afgemeld, wordt dit per direct verwerkt in het incassosysteem van de bank.

4. Cookies. De website van Ex Oriente Lux maakt geen gebruik van cookies.

5. Foto’s. Voor het publiceren van herkenbare foto’s met naam en toenaam vragen wij toestemming van de betreffende persoon. Foto’s die in een openbare ruimte/openbare gelegenheid gemaakt zijn kunnen redelijkerwijze worden gepubliceerd, tenzij iemand expliciet heeft aangegeven niet op de foto te willen.

Over EOL

Ex Oriente Lux presenteert wetenschappelijke informatie over het Oude Nabije Oosten en Egypte aan een breed publiek.

Word lid van de vereniging om deel te nemen aan onze diverse lezingen en evenementen. Ontvang bovendien het kleurrijke magazine Phoenix met nieuws en achtergronden over recente opgravingen en onderzoek.

EOL op Facebook

Nieuwsbrief

Agenda

mrt
18
do
20:00 Het ontstaan van de Zijderoute @ Amersfoort
Het ontstaan van de Zijderoute @ Amersfoort
mrt 18 @ 20:00
Het ontstaan van de Zijderoute @ Amersfoort
Dr. Rolf Strootman Docent Oude Geschiedenis, Universiteit Utrecht, Departement Geschiedenis en Kunstgeschiedenis De Zijderoute is de romantische naam voor een wijdvertakt netwerk van handelswegen die eeuwenlang het oosten en westen van Eurazië met elkaar verbonden.[...]
mrt
25
do
20:00 Een vreemdeling in Mesopotamië: ... @ Online
Een vreemdeling in Mesopotamië: ... @ Online
mrt 25 @ 20:00
Een vreemdeling in Mesopotamië: de Macedonische Antiochus I doet alsof hij een verliefde Babyloniër is @ Online
Deze lezing vindt online plaats via Zoom en indien mogelijk op locatie voor een beperkt aantal toehoorders. Mail voor de link naar eol.afdeling.amsterdam@gmail.com Dr. Rients de Boer Assyrioloog, Universiteit Leiden Deze lezing vertelt het verhaal[...]
mrt
29
ma
19:30 Apotropaeisch Blauw @ Nader te bepalen
Apotropaeisch Blauw @ Nader te bepalen
mrt 29 @ 19:30
Apotropaeisch Blauw @ Nader te bepalen
Karel Innemee Gast-onderzoeker bij de opleiding Geschiedenis, Universiteit van Amsterdam Tot op de huidige dag zijn amuletten tegen het boze oog bijzonder populair in het oostelijk Middellandse Zee-gebied, en ze worden gebruikt ongeacht de religieuze[...]