AVG protocol

Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap “Ex Oriente Lux”
gevestigd te Leiden, opgericht op 22 mei 1933.
De vereniging is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel
te Leiden onder het nummer V 445425.
De vereniging is erkend bij Koninklijk Besluit
van 26 juni 1962, nummer 59.

PROTOCOL Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Inleiding.

In dit dossier is vastgelegd hoe het Vooraziatisch-Egyptisch Genootschap “Ex Oriente Lux” (EOL) omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

1. Persoonsgegevens

EOL hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:

  • naam en adresgegevens
  • aanmelddatum lidmaatschap
  • bankrekeningnummer (in geval van machtiging tot het betalen van lidmaatschapsgeld)
  • telefoonnummers (indien vrijwillig afgegeven)
  • e-mailadres (indien vrijwillig afgegeven)
  • geboortedatum (alleen voor leden tot 25 jaar, voor wie een reductie van het lidmaatschapsgeld geldt).

De adresgegevens en het e-mailadres worden alleen gebruikt voor het verzenden van de tijdschriften Phoenix en JEOL, uitnodigingen voor activiteiten die (mede) georganiseerd zijn door EOL, rekeningen en andere relevante berichten en poststukken. De adressen worden bewaard op het secretariaat van EOL in een beveiligde computer. De adressen worden niet overhandigd aan andere partijen. Berichten per e-mail worden BCC verzonden, zodat de ontvangers geen adressen van andere leden kunnen zien. Secretarissen van de afdelingen bezitten de adressen van de leden van hun afdeling en bewaren die op een beveiligde computer. Zij gebruiken de adressen op dezelfde wijze ten bate van de betreffende afdeling. Bestuurders in kwestie maken iedere maand een back-up van de systemen.

EOL onderhoudt een website (www.exorientelux.nl) en een Facebookpagina (https://www.facebook.com/exorientelux.nl/). Namen en adressen van leden staan niet op de website en op de FB-pagina. Alleen de namen en e-mailadressen van de secretaris van het genootschap en van de secretarissen van de afdelingen staan op de website en in het tijdschrift Phoenix. Postadressen staan daar niet. De mailadressen staan op de website achter de namen met een hyperlink, dus niet direct. Van de sprekers op de sprekerslijst komen geen adresgegevens op de website. Adresgegevens zijn wel bekend bij het bestuur, de secretaresse en bij de secretarissen van de afdeling. Adressen worden niet zonder toestemming aan derden doorgegeven.

2. Contactpersonen voor gegevensbescherming zijn de secretaresse van EOL, mw. drs. M.W. Keuken, eol@hum.leidenuniv.nl, en de secretaris van het bestuur, drs. Th.J.H. Krispijn, t.j.h.krispijn@hum.leidenuniv.nl .

3. Aanmelding en afmelding. Nieuwe leden melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door mw. M.W. Keuken, die de aanmelding in een spreadsheet verwerkt. Ook de antwoordformulieren die worden ingevuld op de website, komen binnen bij het secretariaat.

De aanmeldformulieren worden versleuteld verstuurd. Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat. Bij afmelding worden de gegevens van de betrokkene direct uit het digitale systeem verwijderd. Oude ledenlijsten worden (schriftelijk) nog 2 jaar bewaard.

Het lidmaatschapsgeld van leden die een incassomachtiging hebben afgegeven wordt per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank. Voordat er geïncasseerd wordt, bekijken wij of er geen afmeldingen zijn geweest. Indien de donateur zich heeft afgemeld, wordt dit per direct verwerkt in het incassosysteem van de bank.

4. Cookies. De website van Ex Oriente Lux maakt geen gebruik van cookies.

5. Foto’s. Voor het publiceren van herkenbare foto’s met naam en toenaam vragen wij toestemming van de betreffende persoon. Foto’s die in een openbare ruimte/openbare gelegenheid gemaakt zijn kunnen redelijkerwijze worden gepubliceerd, tenzij iemand expliciet heeft aangegeven niet op de foto te willen.